Bạn đang là quản lý của một khách sạn, và mỗi tháng khi nhìn vào bảng báo cáo chi phí vật tư tiêu hao, bạn lại thấy một khoản tiền khổng lồ “đội nón ra đi” cho hạng mục… giấy vệ sinh. Giấy bị khách vứt vương vãi, rơi rớt xuống sàn ướt nhẹp, hay thậm chí biến mất một cách khó hiểu tại các khu vực sảnh chung. Sự lãng phí này âm thầm bào mòn lợi nhuận của doanh nghiệp ngày này qua tháng khác. Thấu hiểu “nỗi đau” trong quản lý vận hành buồng phòng, bài viết này sẽ tiết lộ những chiến lược thực chiến, giúp bạn giải quyết dứt điểm tình trạng trên. Áp dụng ngay 5 mẹo tiết kiệm chi phí giấy khách sạn dưới đây, khách sạn của bạn hoàn toàn có thể cắt giảm đến 30% chi phí giấy vệ sinh hàng năm mà vẫn giữ vững chất lượng dịch vụ chuẩn 5 sao.
Tại sao ngân sách dành cho giấy vệ sinh trong khách sạn luôn bị lãng phí?
Trước khi tìm cách tiết kiệm chi phí giấy khách sạn, chúng ta cần thẳng thắn nhìn nhận về những “lỗ hổng” đang trực tiếp gây thất thoát ngân sách hàng ngày. Rất nhiều cơ sở lưu trú hiện nay vẫn giữ thói quen sử dụng giấy cuộn nhỏ cho toàn bộ khu vực, từ phòng ngủ cho đến sảnh lễ tân hay nhà hàng. Tại những khu vực công cộng có lưu lượng người sử dụng cao, giấy cuộn nhỏ thường hết rất nhanh, dẫn đến việc nhân viên buồng phòng phải liên tục đi thay mới, làm lãng phí thời gian và nguồn nhân lực không cần thiết.
Hơn thế nữa, một nguyên nhân lớn gây lãng phí đến từ thói quen tâm lý của người sử dụng. Theo hiệu ứng bầy đàn và tâm lý “đồ miễn phí”, khách lưu trú tại khu vực công cộng thường có xu hướng rút lượng giấy nhiều gấp đôi, thậm chí gấp ba lần so với nhu cầu thực tế của họ. Nếu khách sạn sử dụng các loại giấy tái chế giá rẻ, mỏng và dễ mủn, khách hàng lại càng phải kéo nhiều lớp giấy hơn để tránh bị rách. Sự thật là, tư duy “mua đồ rẻ để tiết kiệm” đang đẩy doanh nghiệp vào vòng lặp lãng phí. Để giải quyết triệt để vấn đề này, hãy cùng tìm hiểu các giải pháp vật tư tiêu hao theo mô hình kinh doanh hiệu quả được giới chuyên môn khuyên dùng.
5 mẹo giúp khách sạn tiết kiệm chi phí giấy vệ sinh tối đa là gì?
Việc cắt giảm chi phí không đồng nghĩa với việc hạ thấp tiêu chuẩn phục vụ. Dưới đây là 5 chiến lược thông minh giúp bạn tối ưu hóa dòng tiền.
Có nên sử dụng giấy vệ sinh cuộn lớn cho khu vực công cộng không?
Câu trả lời chắc chắn là có. Giấy vệ sinh cuộn lớn (hay còn gọi là giấy vệ sinh công nghiệp) chính là “vũ khí” bí mật của các chuỗi khách sạn lớn. Về mặt định lượng, mỗi cuộn giấy lớn thường có trọng lượng từ 500g đến 1kg, dung lượng giấy có thể tương đương với 10 đến 15 cuộn nhỏ thông thường. Điều này giúp kéo dài thời gian sử dụng, giảm đáng kể tần suất nhân viên phải kiểm tra và thay giấy. Thực tế đã chứng minh, việc thay thế này có thể giúp khách sạn tiết kiệm đến 15–30% chi phí hàng tháng so với việc chỉ dùng giấy cuộn nhỏ.
Để triển khai hiệu quả, bạn cần phân vùng sử dụng: trong phòng nghỉ riêng tư, hãy đặt giấy vệ sinh cho khách sạn loại cuộn nhỏ cao cấp để tạo cảm giác êm ái, như ở nhà. Tuy nhiên, tại các khu vực sảnh chờ, nhà hàng, hoặc phòng gym nội khu, giấy cuộn lớn là bắt buộc. Các dòng sản phẩm giấy công nghiệp hiện nay được thiết kế rất thẩm mỹ, hoàn toàn không làm mất đi vẻ sang trọng của khách sạn nếu biết cách kết hợp.
Tại sao trang bị hộp đựng giấy lại giúp ngăn chặn lãng phí và mất cắp?
Nhiều quản lý cho rằng mua hộp đựng giấy là một khoản chi phí thừa. Thế nhưng, đây lại là khoản đầu tư sinh lời ngay trong tháng đầu tiên. Các hộp đựng chuyên dụng được thiết kế kín đáo, giúp ngăn nước bắn vào giấy, tránh tình trạng giấy bị ướt, mốc hay hư hỏng do độ ẩm trong không gian phòng tắm. Một cuộn giấy bị ướt là một cuộn giấy phải vứt đi hoàn toàn, và đó là sự lãng phí vô lý nhất.
Đặc biệt, tại các WC sảnh chung, tình trạng thất thoát vật tư không phải hiếm gặp. Hộp đựng giấy công nghiệp đi kèm hệ thống khóa an toàn sẽ giúp chống mất cắp, hạn chế tình trạng khách hàng tự ý lấy lõi giấy hoặc rút giấy quá đà gây lãng phí. Nhiều nhà cung cấp hiện nay thậm chí còn có chính sách tài trợ miễn phí hộp đựng khi khách sạn ký hợp đồng sử dụng giấy định kỳ, giúp bạn tiết kiệm 100% chi phí đầu tư thiết bị ban đầu.
Nhập hàng trực tiếp từ xưởng giúp cắt giảm chi phí trung gian như thế nào?
Chuỗi cung ứng càng qua nhiều khâu trung gian (từ nhà máy, qua tổng đại lý, đến đại lý cấp 1, cấp 2) thì giá thành vật tư khi đến tay khách sạn càng bị đội lên cao. Việc chủ động tìm kiếm và ký hợp đồng trực tiếp với đơn vị sản xuất không chỉ giúp bạn nhận được mức giá tận xưởng mà còn đảm bảo nguồn cung không bị gián đoạn trong các mùa cao điểm du lịch.
Hơn thế nữa, khi làm việc với các nhà máy lớn, bạn sẽ nhận được đầy đủ hóa đơn VAT, chứng nhận CO/CQ rõ ràng, giúp bộ phận kế toán minh bạch chứng từ. Tùy thuộc vào vị trí địa lý của cơ sở, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm nguồn cung trực tiếp như giấy vệ sinh cuộn lớn tại Hà Nội, giấy vệ sinh cuộn lớn TPHCM, hay các vùng du lịch trọng điểm như giấy vệ sinh cuộn lớn tại Đà Nẵng và giấy vệ sinh cuộn lớn tại Đà Lạt. Việc chọn đúng nhà cung cấp tại khu vực sẽ tối ưu thêm đáng kể chi phí vận tải.
Dùng giấy 100% bột nguyên sinh liệu có tiết kiệm hơn giấy giá rẻ không?
Có một nghịch lý phổ biến trong ngành mua sắm vật tư: “Giá rẻ thường đi kèm với chi phí sử dụng đắt đỏ”. Giấy vệ sinh tái chế giá rẻ thường rất mỏng, khô ráp và dễ bị mủn khi gặp nước. Khi khách hàng sử dụng, thay vì rút 2-3 lớp, họ có xu hướng kéo dài cả mét giấy để chập lại cho dày hơn. Kết quả là cuộn giấy hết nhanh chóng mặt.
Ngược lại, giấy được sản xuất từ 100% bột giấy nguyên sinh đảm bảo được độ dai, mềm mịn và khả năng thấm hút cực tốt. Người dùng chỉ cần một lượng nhỏ là đủ đáp ứng nhu cầu. Đặc biệt, giấy nguyên sinh có khả năng tan nhanh trong nước, giúp ngăn chặn triệt để tình trạng tắc nghẽn bồn cầu – một sự cố có thể tiêu tốn hàng triệu đồng để gọi thợ thông tắc và làm mất điểm nghiêm trọng trong mắt khách lưu trú. Do đó, việc sử dụng giấy đúng cách giúp tiết kiệm từ 8% – 15% chi phí tiêu hao hàng tháng.
Làm thế nào để kiểm soát định mức và tối ưu quy trình thay giấy của nhân viên buồng phòng?
Dù sản phẩm có tốt đến đâu, yếu tố con người vẫn đóng vai trò cốt lõi. Hãy đưa ra quy định rõ ràng trong Cẩm nang quản trị Horeca của khách sạn về định mức tiêu hao. Ví dụ, nhân viên dọn phòng không nên vứt bỏ cuộn giấy cũ nếu nó còn hơn 1/3. Thay vào đó, họ có thể gom lại để sử dụng cho khu vực vệ sinh của nhân viên nội bộ, và chỉ đặt cuộn mới tinh vào phòng khách để đảm bảo thẩm mỹ.
Ngoài ra, việc đào tạo nhân viên buồng phòng cách gấp mép giấy hình tam giác không chỉ tạo sự chuyên nghiệp, sang trọng mà còn là một thủ thuật tâm lý nhỏ khiến khách hàng có xu hướng lấy giấy một cách từ tốn và trân trọng hơn. Việc tối ưu hóa từng hành động nhỏ nhất của đội ngũ Housekeeping chính là chiếc chìa khóa vàng giúp đóng lại cánh cửa thất thoát chi phí.
Horeca Việt Nam cung cấp giải pháp vật tư tiêu hao khách sạn nào?
Với sứ mệnh đồng hành cùng các doanh nghiệp lưu trú, Horeca Việt Nam tự hào là đơn vị cung cấp giải pháp vật tư tiêu hao toàn diện và chuẩn mực. Chúng tôi không đơn thuần là nơi “bán giấy”, mà là những chuyên gia tư vấn giúp bạn thiết lập một hệ thống vận hành trơn tru nhất. Sản phẩm giấy vệ sinh của Horeca Việt Nam được sản xuất từ 100% bột giấy nguyên sinh, đảm bảo tiêu chuẩn an toàn cho da, dai mềm và thân thiện với hệ thống xử lý nước thải của khách sạn.
Bên cạnh đó, Horeca Việt Nam mang đến hệ sinh thái thiết bị đi kèm vô cùng phong phú: từ các dòng hộp đựng giấy cuộn lớn bằng nhựa ABS cao cấp, Inox sang trọng, đến khăn lau tay đa năng, khăn ăn nhà hàng. Với chính sách giá sỉ tận gốc không qua trung gian, dịch vụ giao hàng nhanh chóng và chương trình tài trợ hộp đựng giấy hấp dẫn, chúng tôi cam kết mang lại hiệu quả kinh tế thấy rõ trên từng báo cáo tài chính của doanh nghiệp bạn.
Các câu hỏi thường gặp về cách tiết kiệm chi phí giấy khách sạn?
Khách sạn 5 sao có nên dùng giấy vệ sinh cuộn lớn không?
Hoàn toàn nên. Khách sạn 5 sao có thể sử dụng giấy cuộn lớn tại các khu vực sảnh chờ, phòng gym, nhà hàng chung. Chỉ cần lựa chọn dòng giấy cuộn lớn 3 lớp cao cấp, thường là loại không lõi, 2-3 lớp, tối ưu cho việc sử dụng liên tục và giảm thiểu rác thải, kết hợp cùng hộp đựng inox âm tường sang trọng, sẽ vừa tiết kiệm vừa giữ nguyên đẳng cấp.
Một cuộn giấy vệ sinh công nghiệp dùng được trong bao lâu?
Tùy vào lưu lượng khách. Trung bình tại một sảnh khách sạn cỡ vừa, một cuộn giấy công nghiệp 700g có thể thay thế 10-15 cuộn nhỏ, giúp nhân viên không cần thay giấy trong suốt 2-3 ngày, tiết kiệm đáng kể thời gian đi buồng.
Giấy vệ sinh kém chất lượng ảnh hưởng đến bồn cầu khách sạn thế nào?
Giấy giá rẻ thường chứa nhiều tạp chất, nilon hoặc keo kết dính khiến chúng không thể hòa tan trong nước. Điều này dẫn đến tắc nghẽn đường ống thoát nước trầm trọng, gây mùi hôi, làm gián đoạn việc kinh doanh và tốn chi phí bảo trì đắt đỏ. Dùng giấy nguyên sinh là cách bảo vệ tài sản khách sạn tốt nhất.
CÔNG TY TNHH HORECA VIỆT NAM
- Địa chỉ: 2 Trường Sơn, P. 2, Q. Tân Bình, TP. HCM
- Hotline/Zalo: 0909 611 067 (Hỗ trợ 24/7)
- Email: horecavietnam@gmail.com
- Website: horecavietnam.vn
ĐĂNG KÝ BÁO GIÁ
