Mở một quán cafe không chỉ là câu chuyện của việc mua một chiếc máy pha espresso đắt tiền hay thuê những thợ pha chế tài năng. Có một “kẻ cắp thầm lặng” mỗi tháng đang ăn mòn từ 10 – 20% lợi nhuận của rất nhiều chủ quán nếu không được kiểm soát tốt: đó chính là vật tư tiêu hao quán cafe. Nhiều người mới khởi nghiệp thường tập trung vào mặt bằng, thiết kế mà quên mất rằng những chiếc ống hút, chiếc ly nhựa, hay cuộn giấy vệ sinh trong toilet lại là thứ “rơi rụng” hàng ngày. Thất thoát từ những món đồ nhỏ bé này khi cộng dồn lại sẽ tạo ra một lỗ hổng chi phí khổng lồ.
Bài viết này không chỉ cung cấp cho bạn một danh sách chuẩn chỉnh các vật tư tiêu hao bắt buộc phải có, mà còn tiết l
ộ bí quyết giúp bạn kiểm soát chi phí hiệu quả, đặc biệt là chiến lược tối ưu hóa khu vực vệ sinh – nơi ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng. Hãy cùng khám phá ngay!
Vật tư tiêu hao quán cafe là gì và tại sao chúng lại quyết định lợi nhuận?
Vật tư tiêu hao quán cafe là thuật ngữ dùng để chỉ toàn bộ những đồ dùng, vật dụng chỉ có thể sử dụng một lần hoặc có tuổi thọ cực kỳ ngắn, bị hao mòn và biến mất nhanh chóng trong quá trình vận hành quán. Khác với thiết bị cố định như bàn ghế, tủ lạnh hay máy pha cafe có thể dùng trong nhiều năm, vật tư tiêu hao đòi hỏi chủ quán phải xuất tiền mua liên tục hàng tuần, hàng tháng. Sự hao hụt này diễn ra liên tục mỗi khi có một ly nước được bán ra, hoặc mỗi khi có một khách hàng sử dụng dịch vụ tại quán.
Tại sao chúng lại quyết định lợi nhuận của bạn? Hiệu ứng bầy đàn thường khiến các chủ quán mua sắm vô tội vạ theo những checklist sao chép trên mạng mà không đo lường định mức sử dụng. Một chiếc ly nhựa giá 500 đồng, một chiếc ống hút 100 đồng nghe có vẻ rẻ, nhưng nếu mỗi ngày bạn bán 300 ly và để nhân viên lãng phí thêm 20% do rơi rớt, làm hỏng, con số thiệt hại sau một năm sẽ lên tới hàng chục triệu đồng. Hơn thế nữa, vật tư tiêu hao không chỉ là bài toán chi phí mà còn là bộ mặt của quán. Khách hàng có thể quên hương vị một ly cafe, nhưng họ sẽ nhớ mãi cảm giác bực bội khi vào một nhà vệ sinh hết giấy hoặc chiếc ống hút giấy vừa dùng đã mềm nhũn. Quản trị tốt vật tư tiêu hao chính là bước đầu tiên để tối ưu hóa dòng tiền và nâng tầm trải nghiệm dịch vụ.
Danh sách vật tư tiêu hao pha chế cho quán cafe gồm những mặt hàng nào?
Khu vực quầy pha chế là trái tim của quán cafe, và đây cũng là nơi tiêu thụ lượng vật tư khổng lồ nhất. Để không rơi vào tình trạng khách gọi món mà quán lại “cháy” ly hay thiếu túi đựng, bạn cần phân loại và lên danh sách nhập hàng thật chi tiết. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp Barista thao tác nhanh chóng hơn, đồng thời ghi điểm tuyệt đối trong mắt khách hàng nhờ sự chuyên nghiệp và đồng bộ. Dưới đây là những nhóm vật tư cốt lõi bạn không thể bỏ qua.
Nhóm ly, cốc phục vụ tại bàn và take-away cần chọn loại nào?
Việc lựa chọn ly, cốc cho quán cafe phụ thuộc rất lớn vào mô hình kinh doanh và đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn. Đối với khách hàng dùng tại quán (Dine-in), xu hướng hiện nay vẫn ưu tiên sử dụng ly thủy tinh, ly sứ để tăng tính thẩm mỹ và thân thiện với môi trường. Tuy nhiên, nếu bạn kinh doanh theo mô hình xe đẩy, ki-ốt hoặc quán có lượng khách mua mang đi (Take-away) chiếm ưu thế, thì ly dùng một lần là vật tư tiêu hao bắt buộc phải dự trữ số lượng lớn.
Trên thị trường hiện nay có hai dòng ly mang đi phổ biến nhất: Ly nhựa (PET, PP) và Ly giấy. Ly nhựa PET có đặc tính trong suốt, cứng cáp, rất phù hợp cho các món cafe đá, trà trái cây hoặc đồ uống có lớp macchiato đẹp mắt. Trong khi đó, ly nhựa PP chịu được nhiệt độ cao, thích hợp cho việc ép màng nilon phía trên (ép miệng ly). Với xu hướng tiêu dùng xanh, ly giấy đang dần lên ngôi, đặc biệt dành cho các món cafe nóng. Hãy nhớ rằng, ly/cốc chính là “biển quảng cáo di động” của bạn. Việc in logo thương hiệu lên ly là một khoản đầu tư xứng đáng, giúp hình ảnh quán cafe lan tỏa khắp các nẻo đường.
Ống hút, muỗng khuấy và túi đựng mang đi có cần thiết không?
Chắc chắn là có! Đây là những vật dụng phụ trợ tưởng chừng nhỏ bé nhưng không thể thiếu trong hệ sinh thái vật tư tiêu hao quán cafe. Ống hút hiện nay rất đa dạng về chất liệu. Nếu quán của bạn định hình phong cách hiện đại, bảo vệ môi trường, bạn có thể cân nhắc ống hút giấy, ống hút gạo, ống hút cỏ bàng hoặc ống hút bã mía. Nếu ưu tiên tính kinh tế, ống hút nhựa bọc màng nilon (có in logo) vẫn là lựa chọn hàng đầu đảm bảo an toàn vệ sinh.
Tương tự, muỗng khuấy (nhựa hoặc gỗ) dùng cho các món đá xay, sinh tố hay cafe sữa đá là bắt buộc. Cuối cùng, để khách hàng dễ dàng mang thức uống đi, bạn cần chuẩn bị túi chữ T (túi đựng 1 ly tiết kiệm chi phí) hoặc túi xách nilon/giấy có chia ngăn (đựng 2 ly trở lên). Một lưu ý quan trọng là bạn cần dự tính định mức tiêu hao của các sản phẩm này dựa trên menu thực tế. Chẳng hạn, một ly cafe nóng chỉ cần muỗng khuấy nhỏ, không cần ống hút to; trong khi một ly trà sữa trân châu bắt buộc phải đi kèm ống hút size lớn.
Nhóm vật tư vệ sinh quán cafe cần chuẩn bị những gì để khách hàng hài lòng?
Rất nhiều chủ quán dồn toàn bộ tâm huyết vào quầy pha chế mà bỏ quên khu vực nhà vệ sinh. Sự thật là, một nhà vệ sinh bẩn, thiếu giấy hoặc bốc mùi có thể phá hủy hoàn toàn công sức xây dựng hình ảnh của một ly cafe ngon. Vật tư vệ sinh tiêu hao là thứ khách hàng trực tiếp sử dụng, chạm vào và cảm nhận. Chuẩn bị tốt khu vực này chính là chìa khóa giữ chân khách hàng quay lại. Các mặt hàng cần thiết bao gồm: giấy vệ sinh, giấy lau tay, nước rửa tay, xịt phòng và dung dịch tẩy rửa.
Vì sao giấy vệ sinh cuộn lớn là giải pháp cứu cánh cho quán cafe?
Nếu bạn đang sử dụng những cuộn giấy vệ sinh nhỏ bé thông thường dùng cho hộ gia đình tại quán cafe của mình, bạn đang ném tiền qua cửa sổ mỗi ngày! Giấy vệ sinh cuộn nhỏ tiêu hao cực kỳ nhanh trong môi trường công cộng đông người. Nhân viên của bạn sẽ phải chạy đi thay giấy liên tục, khách hàng thì luôn phàn nàn vì tình trạng “đang đi thì hết giấy”, chưa kể lõi giấy vứt vương vãi gây mất thẩm mỹ.
Đây chính là lúc giấy vệ sinh cuộn lớn (hay còn gọi là giấy vệ sinh công nghiệp) phát huy tác dụng. Giấy vệ sinh cuộn lớn thường có trọng lượng từ 500g đến 1kg/cuộn. Đáng kinh ngạc là, một cuộn lớn 700g – 1kg có thể thay thế từ 10 đến 15 cuộn giấy nhỏ thông thường. Khi được lắp đặt vào các hộp đựng chuyên dụng có khóa (như hộp Roto), giấy sẽ được bảo vệ tuyệt đối khỏi nước văng, bụi bẩn và chống mất cắp. Thống kê cho thấy việc sử dụng giấy vệ sinh cuộn lớn giúp tiết kiệm đến 15 – 30% chi phí hàng tháng so với dùng giấy cuộn nhỏ. Đây là một bài toán kinh tế thông minh, vừa giúp nhà vệ sinh của quán luôn sang trọng, đẳng cấp, vừa giảm thiểu rác thải lõi giấy.
👉 Khám phá ngay các dòng sản phẩm giấy vệ sinh công nghiệp cao cấp, siêu tiết kiệm dành riêng cho quán cafe tại: Danh mục Giấy Vệ Sinh Horeca Việt Nam
Khăn giấy lau tay và giấy ăn phục vụ tại bàn nên dùng loại nào?
Ngoài nhà vệ sinh, khu vực phục vụ tại bàn cũng cần các loại giấy tiêu hao chuyên dụng. Giấy ăn (Napkin) đặt tại bàn cần đáp ứng tiêu chí: mềm mịn, không bụi và an toàn cho da. Bạn nên sử dụng các hộp đựng giấy ăn vuông hoặc chữ nhật có thiết kế đồng bộ với concept của quán. Việc in logo lên giấy Napkin cũng là một cách khẳng định sự tinh tế và đẳng cấp của thương hiệu.
Bên cạnh đó, tại khu vực bồn rửa tay (Lavabo), thay vì để khách dùng giấy vệ sinh để lau tay (vừa dễ mủn rách vừa kém sang), bạn hãy trang bị hộp đựng khăn giấy lau tay đa năng dạng rút. Loại giấy này được thiết kế với độ dai cao, thấm hút nước cực tốt chỉ với 1-2 tờ là tay đã khô ráo. Việc phân bổ rõ ràng công năng của từng loại giấy: giấy vệ sinh dùng cho bồn cầu, giấy lau tay dùng cho bồn rửa, giấy ăn dùng cho bàn khách sẽ tạo ra một luồng vận hành chuyên nghiệp, vệ sinh tuyệt đối và thực chất lại giúp bạn kiểm soát định mức tiêu hao tốt hơn rất nhiều.
Làm thế nào để kiểm soát thất thoát vật tư tiêu hao trong quán cafe hiệu quả?
Nỗi ám ảnh lớn nhất của việc kinh doanh F&B là những thất thoát vô hình. Nhân viên dùng quá nhiều giấy lau bàn, ly nhựa bị vỡ gãy do sắp xếp cẩu thả, khách hàng lấy cả nắm ống hút nhưng không dùng tới… Để vá lại lỗ hổng này, bạn cần thiết lập một quy trình kiểm soát vật tư tiêu hao thật chặt chẽ. Đầu tiên, hãy tạo định mức (BOM – Bill of Materials) cho từng món đồ uống. Ví dụ: 1 ly cafe take-away = 1 ly nhựa + 1 nắp + 1 ống hút + 1 túi chữ T. Khi cuối ngày chốt ca, số lượng ly nhựa tiêu hao phải tương đương (hoặc chênh lệch sai số cực thấp dưới 2%) so với số lượng đồ uống take-away bán ra trên phần mềm POS.
Thứ hai, hãy thay đổi hành vi cung cấp vật tư cho khách hàng. Thay vì để một ống cắm đầy ống hút và nắp ngoài quầy tự phục vụ để khách tự do lấy, hãy yêu cầu Barista chủ động cung cấp đủ số lượng phụ kiện ngay khi giao nước cho khách. Đối với vật tư vệ sinh, việc trang bị hộp đựng có khóa an toàn cho giấy vệ sinh cuộn lớn và giấy lau tay là giải pháp vật lý tuyệt vời nhất để chống lãng phí. Cuối cùng, hãy kiểm kê kho định kỳ hàng tuần. Việc phân công rõ ràng trách nhiệm quản lý kho cho một nhân sự cụ thể (như Tổ trưởng/Ca trưởng) sẽ nâng cao ý thức tiết kiệm của toàn bộ tập thể nhân viên.
Mua vật tư tiêu hao và giấy vệ sinh cho quán cafe ở đâu giá sỉ, uy tín?
Việc tìm kiếm một nhà cung cấp vật tư tiêu hao uy tín là yếu tố then chốt giúp quán cafe của bạn vận hành trơn tru mà không lo đứt gãy nguồn hàng. Rất nhiều chủ quán mắc sai lầm khi mua lắt nhắt ở các chợ đầu mối hay siêu thị, điều này khiến bạn mất đi lợi thế chiết khấu giá sỉ, hóa đơn chứng từ không rõ ràng và ch
ất lượng hàng hóa không đồng nhất.
Hãy ưu tiên hợp tác với các đơn vị cung cấp chuyên nghiệp dành cho ngành F&B (HORECA). Đối với các sản phẩm giấy vệ sinh cuộn lớn, giấy lau tay hay khăn ăn, Horeca Việt Nam (đối tác phân phối các thương hiệu lớn như An Khang, Roto) là địa chỉ đáng tin cậy. Sản phẩm giấy An Khang được sản xuất từ 100% bột giấy nguyên sinh, độ mềm mịn vượt trội, an toàn cho da và dễ phân hủy trong nước. Khi mua sỉ, doanh nghiệp không chỉ nhận được chiết khấu hấp dẫn mà còn được tài trợ 100% hộp đựng giấy chuyên dụng, giao hàng nhanh chóng và có đầy đủ hóa đơn VAT minh bạch. Lựa chọn đúng nhà cung cấp từ những ngày đầu sẽ giải phóng bạn khỏi những rắc rối về vật tư, để toàn tâm toàn ý tập trung vào việc gia tăng doanh thu.
👉 Bạn muốn tối ưu chi phí vật tư nhà vệ sinh và nhận hộp đựng giấy miễn phí? Truy cập ngay https://horecavietnam.vn/giai-phap-vat-tu-tieu-hao-theo-mo-hinh-kinh-doanh/ để nhận báo giá sỉ tốt nhất thị trường!
Những câu hỏi thường gặp về vật tư tiêu hao quán cafe là gì? (FAQ)
Có nên dùng đồ nhựa dùng một lần thay vì đồ thủy tinh không?
Chỉ nên dùng đồ nhựa cho khách mua mang đi (Take-away) hoặc mô hình quán cóc, xe đẩy để tiết kiệm không gian rửa dọn. Đối với khách ngồi tại quán, sử dụng ly thủy tinh, ly sứ giúp tăng trải nghiệm, bảo vệ môi trường và tối ưu chi phí dài hạn.
Bao lâu thì nên kiểm kê kho vật tư tiêu hao một lần?
Đối với các quán cafe có lượng khách đông, bạn nên thực hiện kiểm kê kho nhỏ (những đồ dùng xuất ra quầy pha chế) mỗi ngày khi giao ca. Kiểm kê kho tổng định kỳ 1 tuần/lần để nắm bắt chính xác mức độ hao hụt và kịp thời đặt hàng dự trữ.
Quán cafe quy mô nhỏ có nên lắp đặt giấy vệ sinh cuộn lớn không?
Rất nên! Dù là quán quy mô nhỏ (dưới 50 khách/ngày), giấy vệ sinh cuộn lớn 500g – 600g kết hợp hộp bảo vệ vẫn mang lại sự gọn gàng, tránh ẩm mốc do nước văng và tạo cảm giác chuyên nghiệp. Đây là xu hướng tiêu chuẩn hóa dịch vụ vệ sinh mà bất kỳ mô hình F&B nào cũng nên áp dụng.
CÔNG TY TNHH HORECA VIỆT NAM
Địa chỉ: 2 Trường Sơn, P. 2, Q. Tân Bình, TP. HCM
- Hotline/Zalo: 0909 611 067 (Hỗ trợ 24/7)
- Email: horecavietnam@gmail.com
- Website: horecavietnam.vn
ĐĂNG KÝ BÁO GIÁ
